Sabia que a redução de falhas de comunicação é um problema frequente em empresas de todo o mundo? Independentemente do porte, atividade ou modelo de gestão, informações podem sempre ser mal-interpretadas. Afinal, isso acontece em todas as esferas da convivência humana.
Apesar disso, não podemos aceitar que esse é um destino definitivo. Uma das nossas maiores habilidades é a de reconhecer os erros passados e a possibilidade de fazer corretamente no futuro. Se você busca soluções para diminuir ruídos nas comunicações, continue a leitura e saiba mais a seguir.
Quais são as falhas mais comuns na comunicação interna das empresas?
A má comunicação no ambiente corporativo pode gerar retrabalho, trazer frustrações e até mesmo atrasar sua produção. Por isso é preciso aprender a identificar o que tem causado ruídos no relacionamento da liderança com os colaboradores. Dentre os principais motivos que levam a mal-entendidos, estão:
Falta de clareza nas mensagens
Quando as informações não são passadas de maneira direta, há um aumento do risco de desentendimentos. Afinal, mensagens ambíguas ou vagas fazem com que os colaboradores possam interpretar as orientações de maneiras diferentes.
Excesso de formas de comunicação
O uso de muitas ferramentas de comunicação pode confundir seus colaboradores, assim como não definir padrões para o seu uso. Se for preciso criar um manual detalhado para a troca de informações, o processo pode se tornar mais burocrático do que produtivo.
Excesso de informações
O excesso pode fazer com que informações importantes passem despercebidas. Isso faz com que os funcionários percam o foco no que realmente é importante.
Falta de feedback
Não oferecer retorno ou não ter uma política de feedback também prejudica a comunicação ao deixar os colaboradores inseguros quanto às suas tarefas. Sem o retorno, eles não sentirão que a liderança está disponível para conversar e tirar eventuais dúvidas, criando um ambiente de incertezas e insegurança.
Comunicação apenas com os líderes
A falta de diálogo entre os líderes e setores, mesmo que independentes entre si, pode criar uma barreira de comunicação, dificultando a troca de informações necessárias para o bom andamento dos processos.
Não saber ouvir
Quando líderes não promovem abertura para o feedback dos colaboradores, podem estar perdendo aspectos que são notados apenas pelo nível operacional da empresa. Lembre-se que a comunicação deve ser uma via de mão dupla, na qual tanto a liderança quanto os colaboradores têm a oportunidade de expressar suas opiniões, preocupações e ideias.
Não investir em treinamento
Até mesmo a comunicação exige prática para se aperfeiçoar. É importante promover treinamentos para incentivar a melhora da comunicação interna em sua organização. Desta forma, promover capacitações focadas em melhorar a comunicação interna ajuda a fortalecer a capacidade dos colaboradores e líderes de se expressarem com clareza.
Informações desconexas
Quando a comunicação se desencontra, ninguém sabe o que realmente precisa ser feito e o que considerar. Para evitar isso, é essencial que a liderança saiba sobre o que está falando ao transmitir informações.
Como as ferramentas certas podem ajudar na redução de falhas de comunicação?
Agora você já sabe quais são os principais motivos que levam a mal-entendidos em sua empresa. Como próximo passo, podemos seguir para a implementação de ferramentas adequadas para administrar a sua comunicação interna, o que pode fazer toda a diferença para evitar os problemas mencionados.
Soluções como a Incicle, por exemplo, são projetadas para facilitar o alinhamento entre as equipes, ao integrar diferentes canais e criar fluxos de comunicação mais centralizados e eficientes. Entre os benefícios dessas plataformas, estão:
Centralização das informações
Um dos maiores problemas na comunicação interna é o extravio ou perda de dados importantes. Com uma solução como a Incicle, todas as informações e mensagens ficam concentradas em um lugar, garantindo que os colaboradores tenham acesso fácil e rápido a tudo o que precisam.
Maior controle de projetos
Ferramentas de comunicação interna permitem que os gestores acompanhem de perto o andamento de tarefas e projetos. Com isso, é possível distribuir feedbacks em tempo real e ajustar os processos quando necessário.
Automação de tarefas
Ao automatizar atividades rotineiras, os colaboradores ficam sincronizados sobre o andamento dos projetos sem a necessidade de interações adicionais. Isso reduz o risco de esquecimentos ou mal-entendidos e economiza tempo.
Facilidade de integração
Outra vantagem importante dessas plataformas é a capacidade de se integrarem a outros softwares que a sua empresa já utiliza. Isso te ajuda na centralização da comunicação e reduz a necessidade de utilizar diferentes sistemas, além de permitir que as equipes trabalhem de forma mais eficiente.
Quais são as melhores práticas para implementar ferramentas de comunicação em sua empresa?
Para garantir que as suas ferramentas de comunicação sejam instaladas e usadas da melhor maneira possível, alguns métodos precisam ser seguidos. Os principais incluem:
Escolha uma solução eletrônica que possa crescer
Opte por plataformas que cresçam em conjunto com sua empresa, evitando a necessidade de substituições constantes à medida que a equipe aumenta ou que novas demandas surgem. A escalabilidade é um fator-chave para garantir que a ferramenta continue sendo útil no longo prazo.
Comunicação constante
A comunicação assíncrona é especialmente importante para equipes que trabalham em horários diferentes ou remotamente, garantindo que o fluxo de trabalho não seja interrompido e que as informações continuem a circular, mesmo sem a necessidade de respostas imediatas.
Treine a sua equipe corretamente
Reserve tempo para treinar os colaboradores, mostrando as funcionalidades da ferramenta e como ela pode facilitar o trabalho diário.
Incentive a cultura de feedback
A comunicação deve ser uma via de mão dupla. Incentive um ambiente onde os colaboradores se sintam à vontade para compartilhar suas ideias, preocupações e sugestões sobre o uso da nova ferramenta.
Monitore o uso da ferramenta
Após a implementação, é essencial acompanhar de perto como a equipe está utilizando a nova solução. Avalie se a ferramenta está atingindo os objetivos esperados e se está contribuindo para a melhoria da comunicação interna.
Esperamos que este artigo tenha te ajudado a entender os desafios e as oportunidades para evitar desentendimentos e facilitar a comunicação. Se você quer conquistar uma redução de falhas e otimizar o trabalho dos seus colaboradores, conheça a nossa solução de gestão de times e produtividade e veja como podemos ajudar a transformar a sua comunicação interna.
